Faktura za okulary: na pracownika czy firmę? Warunki refundacji okularów przez pracodawcę

Pracujesz przy monitorze i jesteś osobą noszącą okulary korekcyjne? Według aktualnie obowiązujących przepisów prawa, Twój pracodawca jest zobowiązany jest kupić Ci okulary – pokrywając ich koszt w całości lub w części. Na jakich zasadach odbywa się ta refundacja? Na kogo w tej sytuacji wystawiana jest faktura za okulary: na pracownika czy firmę?

Faktura na okulary jest niezbędna, aby Twój pracodawca zwrócił Ci całość lub część kosztów, jakie poniosłaś/eś na ich zakup. Ważną kwestią w typ przypadku jest pytanie, czy faktura za okulary dla pracownika powinna być wystawiona na niego samego, czy też na firmę (pracodawcę). 

Zanim jednak odpowiemy na to pytanie, warto najpierw dokładnie wytłumaczyć, komu i na jakich zasadach przysługuje refundacja pracodawcy na okulary korekcyjne. Jakie formalności należy spełnić, by otrzymać zwrot kosztów? To warto wiedzieć!

Refundacja okularów przez pracodawcę – dla kogo?

Prawidłowo wystawiona faktura na okulary jest niezbędna, aby otrzymać zwrot kosztów od pracodawcy. Warto jednak wiedzieć, że nie każdy pracownik, który nosi okulary, jak również nie każdy pracownik pracujący przy komputerze jest uprawniony do otrzymania tego rodzaju świadczenia. Obowiązek refundacji okularów przez pracodawcę nie jest nowością – istnieje już od 1998 roku. Od niedawna jednak (od listopada 2023) dotyczy nie tylko zakupu okularów, ale również soczewek kontaktowych (dla osób, które preferują takie rozwiązanie zamiast tradycyjnych okularów).

Refundacja kosztów zakupu okularów korekcyjnych przez pracodawcę przysługuje pracownikom, którzy spędzają przed monitorem ekranowym co najmniej 4 godziny dziennie (podczas “dniówki” ośmiogodzinnej). Jeśli więc praca przed ekranem stanowi mniejszą część niż połowa Twoich obowiązków – nie istnieje podstawa prawna do refundacji. 

Kolejny istotny warunek otrzymania zwrotu kosztów to zaświadczenie lekarskie potwierdzające konieczność pracy (przed monitorem) w okularach. W praktyce nie ma więc znaczenia sam fakt noszenia okularów, ale to, czy lekarz orzeknie, że faktycznie są one niezbędne podczas pracy. 

Okulary “na firmę”. Na jakich zasadach działa refundacja? 

Obowiązek refundacji wynika z przepisów BHP i pracodawca nie może odmówić pokrycia kosztów, jeśli spełnione są wymienione warunki. Nie ma jednak obowiązku pokrycia pełnej kwoty, jaką pracownik zapłacił za okulary. Może to zrobić, ale może również zagwarantować jedynie zwrot kosztów do kwoty ustalonej w wewnętrznym regulaminie firmy (zakładu, organizacji). Regulamin taki powinien określać zarówno wysokość dofinansowania, jak i jego częstotliwość. W przypadku zakupu okularów droższych niż kwota dofinansowania, pracownik pokrywa różnicę z własnej kieszeni. Warto zatem dopytać o warunki refundacji, gdy zatrudniamy się w nowym miejscu. 

Istotna jest również odpowiednia kolejność działania pracownika w sytuacji, gdy chce on otrzymać refundację za okulary od pracodawcy. Punktem wyjścia są badania lekarskie, które obowiązkowo przechodzi każdy pracownik przed podjęciem pracy w danym miejscu (badania wstępne), a także podczas trwania stosunku pracy (badania kontrolne, okresowe). Jednym z wymaganych badań jest badanie okulistyczne – i to na tym etapie pracownik może otrzymać od lekarza zaświadczenie o konieczności pracy w okularach. Warto upewnić się, że lekarz zawarł tę informację w dokumentacji medycznej. 

Faktura za okulary: na pracownika czy firmę?

Zwrot za okulary – na kogo faktura? Otrzymując od lekarza zalecenie pracy w okularach oraz posiadając receptę (zlecenie) na okulary – możesz zrealizować je, wybierając dowolny sklep optyczny. Co ważne, najpierw będziesz musiał samodzielnie zapłacić za okulary. Przed dokonaniem zakupu poinformuj sklep, że zależy Ci na otrzymaniu faktury na okulary. I tu pojawia się pytanie, na kogo powinna być wystawiona faktura na okulary: na pracownika czy firmę?

Zalecane jest, aby faktura za okulary korekcyjne wystawiona została na pracownika. Dokument sprzedaży powinien zawierać imię i nazwisko osoby, dla której okulary są przeznaczone. Co jeszcze?

Jakie informacje powinna zawierać faktura na okulary?

Czy można zawrzeć okulary dla pracownika w kosztach firmy? Oczywiście tak – pod warunkiem, iż pracownik uprawniony do otrzymania refundacji dostarczy pracodawcy fakturę za zakup okularów. Faktura za okulary dla pracownika powinna zawierać następujące informacje:

• imię i nazwisko osoby, dla której okulary są przeznaczone (pracownika),
• adres zamieszkania osoby, na którą wystawiona jest faktura (pracownika),
• opis zakupionych okularów, w tym rodzaj oprawek i soczewek,
• kwotę transakcji,
• datę sprzedaży i numer faktury dla celów ewidencyjnych.

Pamiętaj, że szczegóły dotyczące refundacji kosztów okularów mogą zależeć od wewnętrznych regulaminów firmy, dlatego warto zapoznać się z nimi przed zakupem okularów, aby wiedzieć, czy i na jakiej wysokości zwrot kosztów możesz liczyć.